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EVENtTOOL mit e-Ticket-Option

Die eTicket-Option (PrintAtHome) hat sich bei zahlreichen Benutzern von EVENtTOOL bestens bewährt.

Es ist ohne Frage bequemer, meine Eintrittskarte(n) selber ausdrucken und an den Anlass mitnehmen zu können, als an einer Abendkasse Schlange stehen zu müssen oder auf eine Postsendung zu warten, wo im besten Fall meine Karten zus. mit einem EZ-schein  geschickt werden (oder gar zuerst nur eine Rg. mit EZS und später die Karte(n)).

Kartenversand und Bezahlart

Es sind max. 4 Versandarten definierbar:
bei den ersten beiden Arten wird jedes Ticket der Buchung automatisch erstellt und als pdf-Datei per Email gesendet.
Dabei wird eine Bezahlung verlangt, die nicht per Kreditkarte abgewickelt wird.
Grund: EVENtTOOL möchte sich nicht mit Geldangelegenheiten beschäftigen und bietet keinen Finanzservice an.
Das heisst: wenn Sie als Veranstalter die eTicket-Option anbieten möchten, müssen Sie ein Bank- oder Postkonto angeben, wohin der geschuldete Betrag überwiesen werden muss.

Wichtig ist dabei, dass der Inhaber des Kontos mit Ihrem Vorverkauf-Sekretariat zusammenarbeitet.  Kurz vor dem Konzert soll überprüft werden, wer die Karte(n) noch nicht bezahlt hat.

Meine persönliche Erfahrung hat gezeigt, dass die Zahlungsmoral ausgesprochen hoch ist und nur seltene Fälle vorkamen, wo jemand die Bezahlung  schlicht vergessen hat.
Eine Mahnung per Email ca. 3 Tage vor dem Konzert hat immer die sofortige Zahlung ausgelöst. Ich empfehle folgendes Vorgehen: Versandarten 1 und 2 bis ca. drei Arbeitstage vor dem Anlass:

  1. eTicket, Zahlung per eBanking
  2. eTicket, andere Zahlung (EZS, bar, FK)
  3. Postzustellung (mit Rg/EZS + Spesen Fr. 5.-)
  4. — (leer)

Danach:
1) und 2) und 3) leer
4) Abholen und Bezahlen der Karten an der Abendkasse

Schreiben Sie im Formularfeld [Text auf eTicket] einen passenden Hinweis. Z.B.
Bitte bezahlen Sie Ihre Konzertkarte/n umgehend zugunsten
Oratorienchor ABC
4536 Irgendwo
IBAN CH60 0123 0000 45 0703 2
Türöffnung: 18.30 Uhr
etc.
Auskunft unter:
Hotline 079 999 63 43
oder

Hinweis: manuell können eTickets jederzeit an Kunden und Kundinnen gesendet werden (z.B. falls kurz vor dem Anlass noch Freikarten verlangt und gebucht werden).

Erstellen Sie die Excel-Liste mit den Buchungen (je Person). Diese sind nach Datum sortiert und können mit den Zahlungseingängen kontrolliert werden. Dieser Arbeitsaufwand ist leider nicht vermeidbar, aber dennoch weniger aufreibend, als lange Schlangen an der Abendkasse oder grosse Versandarbeit, wobei ebenfalls die Zahlungseingänge kontrolliert werden müssen.

Alle eTickets erhalten einen individuellen sog. Bar-Code, der bei der Türkontrolle kontrolliert werden könnte (es gibt bereits solche Mobile-Apps für diese Aufgabe).
Für die eTickets können ein Bild/Logo hochgeladen werden. Die Funktion ist  jedoch sehr einfach gehalten und macht keine weitere Bearbeitung des Tickets nötig.

Was kostet EVENtTOOL

Jede Aufführung (= Datum einer Veranstaltung) wird wiefolgt verrechnet:

  •  Grundgebühr (pro Veranstaltungsdatum):  25  Fr.
  •  Option eTicket:  15 Fr.
  • Platzgebühr entsprechend Anzahl Plätze im (neu erstellten) Saalplan: 10 Rp. pro Platz
  • Wenn ein bestehender Saalplan verwendet wird: 5 Rp. pro Platz
  • Bei Mehrfachnutzung (mehrere Daten derselben Veranstaltung) weitere Reduktionen.
Beispiele
  1. Veranstaltung mit einem bestehenden Saalplan (Vorlage) mit 440 Plätzen: dieser Vorverkauf kostet 25 Fr. (Grundgebühr) + 15 Fr. (eTicket) + 22 Fr. (440 Plätze à 5 Rp.). Total: 62 Fr.
  2. Veranstaltung mit neu zu erstellendem Saalplan; 700 Plätze: dieser Vorverkauf kostet 25 Fr. (Grundgebühr) + 15 Fr. (eTicket) + 70 Fr. (700 Plätze à 10 Rp.). Total: 110 Fr.
    Ein zweites Datum würde  75 Fr.  kosten (25 + 15 + 35)
  3. Eine Veranstaltung ohne Plan und ohne eTicket kostet nur Grundgebühr 25 Fr.
  4. Musterveranstaltungen finden Sie unter www.billetteria.ch

Arbeiten mit EVENtTOOL

So testen Sie EVENtTOOL kostenlos:

  • Registrieren Sie sich unverbindlich und kostenlos auf www.eventool.ch
  • Blättern Sie bei den Planvorlagen. Ist der gewünschte Aufführungsort dabei?
  • Falls Nein: zeichnen Sie den Sitzplan mit der korrekten Platznummerierung und den vorgesehenen Sektorbezeichnungen, sowie Preis-Kategorien (Farben).
  • itkiosk wird den Plan umgehend wunschgemäss erstellen und als Vorlage ins System aufnehmen.
  • Definieren Sie die Preise für jede Kategorie und je allfällige Optionen  (Regulär, ermässigt, Legi, VIP etc.)
  • Loggen Sie sich ein und erstellen Sie sich eine erste Veranstaltung, die zwar echt aber kostenlos verwendet werden kann:
  • Erfassen Sie die Veranstaltung mit
    – einem kurzen Titel z.B. «Sommerkonzert XYW»
    – Datum/Zeit z.B. Sonntag, 12. Mai, 2019, 19:30 Uhr
    – Ablaufdatum den selben Tag oder den Vortag
    – kurzen Texten bei [Beschreibung] und bei [Zusatz/Info]
  • Anzahl Kategorien (= Farben im Plan oder Qualitäts-Gruppen bei unnummerierten Plätzen).
  • Anzahl Preisoptionen: Regulär, ermässigt, Freikarte…
  • Versand-/Bezahloption: bieten Sie bis einige Tage vor dem Datum nur die beiden eTicket-Optionen und keine Abendkasse an. Nehmen Sie später die Abendkasse hinzu bzw. leeren/löschen Sie die eTicket-Zeilen.
  • Als Preisoptionen wählen Sie für jede Kategorie das/die entsprechende/n Angebot/e. Auch Freikarte ist erlaubt (Preis 0.00). (Sie können auch Gratis-Events erfassen. Dies bedeutet: nur eine Kategorie, nur eine Option, Preis 0.00)
  • Binden Sie den gewünschten Plan gemäss Vorlagenauswahl in die Veranstaltung.
  • Aktivieren Sie den Vorverkauf (=freischalten)
  • Testen Sie die Buchungen, die Bestätigungen, das eTicket, weitere Optionen und Möglichkeiten.

Was kann EVENtTOOL

  • Veranstaltungen mit oder ohne Plan  (nummerierte Plätze mit Situationsplan oder unnummeriertes Platzkontingent mit freier Sitzwahl) erfassen Sie selbständig oder zusammen mit Support von itkiosk.
  • Eine Anzahl Platz-Kategorien (Platzqualität) und beliebig viele Preisoptionen (regulär, ermässigt, Freikarte, VIP, mit Menü etc.) sind möglich.
  •  4 Versand-/Bezahloptionen sind definierbar – zwei davon sind mit automatisiertem eTicket-Versand eingerichtet.
  •  Jede Buchung wird dem Kunden und dem Veranstalter per Email bestätigt.
  • Die Liste aller Buchungen kann als Excel-Tabelle abgerufen werden. Veranstalter kennen damit ihre Kundinnen und Kunden für allf. spätere Marketingmassnahmen.
  • Buchungen können manuell storniert oder als eTicket gedruckt werden.
  • eTickets können mit einem Bild/Foto gestaltet werden.
  • Saalpläne werden individuell durch itkiosk erstellt (max. 1000 Plätze), Sektorbezeichnungen, eigene Farben sind möglich.
  • Pläne bleiben als sog. Vorlagen für eine Wiederverwendung im System gespeichert.
  • Ein Kalender zeigt unter www.billetteria.ch die aktuellen Veranstaltungen.
  • Eine fak. Newsletter-Option – für Kundenbindung – ist möglich.
  • Keine Werbung: Das Bestellprozedere ist werbefrei, kundenfreundlich, einfach und läuft auch auf mobilen Geräten.
  • Die Firma itkiosk garantiert für Support und wartet das Tool.
  • Die Gestaltung von Plänen wird generell von itkiosk erledigt, da das spezifische Java-Applet aufgrund verschärfter Sicherheitseinstellungen  nicht mehr in allen Browsern lauffähig ist.
  • Alle Planvorlagen können bereits auf der Home-Seite eingesehen werden d.h. es muss dazu nicht eingeloggt werden.übernommen wird.
  • Für die Kundenebene ist eine französische Version vorhanden.
  • Ein flexibel einsetzbares –>EventAdminTool wurde entwickelt und steht als Download zur Verfügung. Damit erstellen Sie Tickets, Rechnungen, Serienbriefe, Statistiken und Etiketten für die Platz-Beschriftung etc.